Bitte fleißig weitersagen: Wie wir uns das Leben im Umgang mit E-Mail leichter machen

Jeden Tag stürzt eine wahre Flut an E-Mails auf uns herein (trotz Twitter, Facebook, Google+). Wie behält man da noch den Überblick? Sehr schwer. Hilfreich wäre doch, wenn der jeweilige Absender einer E-Mail sich an ein paar Grundsätze halten würde, oder? Und tatsächlich, im Laufe der Zeit habe ich einige gute Ansätze entdeckt und für mich antizipiert. Eigentlich ganz simple „Regeln“. Erstaunlich, dass sie so wenig Anwendung finden.

In der Hoffnung, den einen oder anderen im Kampf gegen die E-Mail-Flut gewinnen zu können, meine 4 Grundsätze im E-Mail-Verkehr:

1. Aussagekräftige Betreffzeile

Klingt simpel. Ist es tatsächlich auch. Und trotzdem klappt es selten. Oft genug entdecke ich E-Mails in meinem Postfach mit einer nichtssagenden Betreffzeile. Keine Ahnung worum es geht. Und das in einem Wust von 30 bis 40 E-Mails. Dabei muss ich schnell sortieren, welche wichtig sind und welche warten können. Jede einzelne E-Mail extra öffnen und lesen? Macht keinen Spaß.

Ich für meinen Teil habe entschieden, mir diese Unsitte abzugewöhnen. Schon aus der Betreffzeile soll der Empfänger erkennen worum es geht. Dabei nutze häufig die folgende Struktur: „Projektname“ – „Thema“ (so kurz wie möglich) z. B. Kunstnacht – Lichtkonzept – Planung oder Städtische Galerie – Ausstellung – Text Einladungskarte. Das hat natürlich noch einen Vorteil: es lassen sich wunderbar automatische Regeln zum verschieben der E-Mails in die „Ablage“-Ordner verwenden 😉

2. Nur ein Thema pro E-Mail

Nur ein Thema pro E-Mail? Ja, richtig gelesen. Nur ein Thema pro E-Mail. Auf diese Art und Weise habe ich nicht das Problem, noch überlegen zu müssen, wo ich die E-Mail ablege, wenn ich sie abgearbeitet habe (sofern sie „archivierungswürdig“ erscheint). Bei zwei verschiedenen Themen wird es schon schwierig. Ein weiterer Vorteil: eine E-Mail = eine Aufgabe. Besonders interessant für die GTD-Anhänger, erleichtert es doch die Listenführung erheblich.

3. Kurz und bündig

Schön wäre es natürlich, wenn E-Mails keine langen, ausschweifenden Erläuterungen enthalten. Bei komplexen Themen lohnt es sich den Telefonhörer in die Hand zu nehmen, weil doch die Menge an Rückfragen recht groß sein kann. Wenn man dann im Nachgang noch eine kleine Zusammenfassung als Gedächtnisstütze per E-Mail zuschickt, ist das oft weniger mühsehlig, wie die sonst entstehende E-Mail-Korrespondenz.

Ach ja, bitte auch dazu schreiben, was man will. Ganz wichtig. Gelegentlich bekomme ich E-Mails aus denen nicht hervorgeht, was der Absender von mir möchte. Soll ich etwas tun? Was soll ich tun? Oder ist es nur zu Kenntnis. Wenn ich etwas tun soll, bis wann wird es erwartet? Also bitte keine E-Mails kommentarlos weiterleiten. Das erspart dem Empfänger den Rückruf, um zu fragen, was man damit soll. Es kostet nicht wirklich viel Mühe. Meistens reichen sogar zwei bis drei Worte aus 😉

4. Kleiner „Verteiler“

Zu guter Letzt – der Klassiker: Sparsamkeit beim Weiterleiten und in Kopie (CC) setzen. Bevor ich eine E-Mail verschicke, überlege ich mir gründlich: Wen nehme ich in den Verteiler. Wer ist wirklich betroffen und muss derjenige den Inhalt kennen?

Je mehr sich daran halten, desto übersichtlicher wird das E-Mail-Postfach. Also bitte fleißig weitersagen. In unser alle Interesse.

Apropos Übersichtlichkeit: für die Freunde des Newsletters, habe ich noch einen Tipp. Ich nutze automatische Regeln, die die Newsletter in einen Unterordner verschieben. Auf diese Art und Weise sind sie erst einmal aus dem Weg. Wenn ich Zeit habe, schaue ich den Ordner durch. Ebenso verfahre ich mit E-Mail-Benachrichtigungen von XING, Facebook, Twitter u. a.

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