#LINKSDERWOCHE | KW 35/2017: Produktivität, Projektmanagement, Agile, Lean, Management

Produktivität

Namenschilder mit Pfiff

Sollte Ihr Mal in die Verlegenheit geraten für irgendeinen Zweck Namensschilder zu brauchen, mag der folgende Linktipp aus dem Toolblog von Stephan List vielleicht hilfreich sein. Dort findet Ihr den Hinweis auf einen Namensschildgenerator, mit dem Ihr mit wenig Aufwandentsprechende Druckvorlagen erstellen könnt.

http://toolblog.de/2017/08/21/machen-sie-ihre-namensschilder-selbst/

Die positive Wirkung der Stille

Seit geraumer Zeit beobachte ich an mir selbst immer wieder, die wohltuende Wirkung von nur wenigen Minuten echter „Stille“. Es kann dann schon mal passieren, dass ich irgendwo für mich ganz alleine auf für ein paar Minuten auf einer Parkbank sitze und gedankenversunken vor mich hin sinniere. Warum diese Stille so wichtig für uns ist, könnt Ihr etwas ausführlicher in einem Artikel von Burkhard Heidenberger nachlesen, der Euch auch abschließend ein paar Tipps gibt, wo Ihr die erforderliche Stille finden könnt. Wie gesagt, es muss nicht lang sein. Ein paar Minuten am Tag reichen aus. Aber die positive Wirkung ist enorm:

http://www.zeitblueten.com/news/stille/

Gelassenheit lernen

Wie oft war ich schon in Situationen, in denen ich mir gewünscht hätte, etwas gelassener reagieren zu können. Aber erstens ist niemand perfekt und zweiten fällt kein Meister vom Himmel. Gelassenheit lässt aber trainieren und so verbessern. Wenn es trotzdem nicht immer klappt – keine Sorge, Ihr seid nicht alleine. Übrigens: Bitte nicht vergessen, wenn mal wieder jemand in Eurem Umfeld „patzt“. Wir sind alle nur Menschen und niemand ist perfekt. Jeder hat mal einen schlechten Tag – auch ein „Großmeister“ der Gelassenheit. Der folgende Artikel, den ich auf lernen.net entdeckt habe, gibt Euch 15 Tipps und Übungen mit, die Ihr nutzen könnt, um Euch auf dem Weg der Meisterschaft zu mehr Gelassenheit zu machen:

https://www.lernen.net/artikel/gelassenheit-lernen-mit-15-tipps-und-uebungen-zu-mehr-ausgeglichenheit-919/

Wochenplanung auf einen Blick

Gut geplant ist zwar nur die halbe Miete, wenn es um das Erledigen von Aufgaben geht, aber ich halte viel davon. Während ich mich auf Personal Kanban eingeschossen habe und entsprechend meine Wochenplanung auf meinem Kanbanboard abbilde, gibt es natürlich auch andere Wege seine Wochenplanung sinnvoll zu gestalten. Viele nutzen zum Beispiel ein klassisches Notizbuch. Alles eine Frage der persönlichen und individuellen Neigungen. Wie Ihr produktiv Eure Wochenplanung mit einem Notizbuch umsetzt – und sofern Ihr auch noch Fan von Visualisierungen seid – empfehle ich Euch einen Blick auf den Artikel von Christopher Henke:

https://vitaminp.info/aufgaben-wochenplaner-deine-aufgaben-auf-einen-blick/

Diagramme mit Farben gestalten

Visualisierung ist eine feine Sache, um komplexe Sachverhalte und trockene Zahlenwerke zu transportieren. Dafür bieten sich Diagramme förmlich an und mit Excel ist es fast ein Kinderspiel. Trotzdem muss in die Gestaltung von Diagrammen auch etwas Hirnschmalz gesteckt werden, um die Kernbotschaft zu transportieren. Farben können zum Beispiel helfen, die Kernbotschaft hervorzuheben. Wie das geht? Annette Hexelschneider zeigt es u. a. in ihrem folgenden Blogartikel:

https://wissendenken.com/visuelle-kommunikation/wirksame-diagramme/

Wie mit Ablenkungen umgehen?

Eines der größten Hindernisse beim Versuch produktiv und fokussiert zu arbeiten, dürften Ablenkungen sein. Ablenkungsquellen gibt es zur Genüge, wie wir leider alle aus schmerzvoller Erfahrung wissen. Und wenn es nur plötzlich aufblitzende Ideen sind, die scheinbar ohne Vorwarnung aus den Tiefgründen unserer Gedankenwelt hervorschießen. Wie gehen wir am besten mit solchen Ablenkungen um? Dafür gibt es leider keine Blaupause. Wie so oft. Aber davon lassen wir uns natürlich nicht beeindrucken. Der folgende Beitrag, den ich bei Stephan List entdeckt habe, ist mit Hinweisen und weiterführenden Links gespickt und enthält jede Menge Anregungen:

http://toolblog.de/2017/08/22/wie-sie-mit-ablenkungen-umgehen-2/

Passwörter konstruieren

Ich rate meinen Kollegen immer zu recht komplexen Passwörtern. Meistens höre ich dann – nachvollziehbarerweise – dass mensch sich so ein Passwort gar nicht merken kann. Davon lasse ich mich nicht beeindrucken gebe meist eine ähnliche Empfehlung, wie in dem folgenden Artikel, den ich auch wieder im Toolblog von Stephan List gefunden habe:

http://toolblog.de/2017/08/23/wie-sie-einfach-merkbare-passwoerter-konstruieren/

Evernote-Vorlagen mit Todoist

Der folgende Tipp ist für Evernote-User, die auch Todoist im Einsatz haben. Eine digitale Werkzeugkombination von der zufällig weiß, dass der Nutzerkreis recht groß sein dürfte 😉 Davon abgesehen kann ich jedem Evernote-Nutzer den Blog von Herbert Hertentramph wärmstens empfehlen. Ihr findet dort eine unglaubliche Fülle an Kniffen und Tricks rund um die eierlegende Wollmilchsau Evernote.

http://www.notieren.de/evernote-vorlagen-ueber-todoist-steuern-win-mac-ios/

Warum alles evaluieren zu wollen, destruktiv ist

Es gibt Menschen, die so ziemlich alles messen, was messbar ist. Der Sinn des Ganzen erschließt sich mir nicht im geringsten und folgt mensch den Beitrag von Leo Babauta kann diese „krankhafte“ Evaluiererei ziemlich kontraproduktiv sein:

https://zenhabits.net/evaluating/

Gewohnheiten: Von neuem Beginnen – die Superfähigkeit

Wenn es um das Angewöhnen neuer Gewohnheiten geht, ist Aufgeben keine wirklich gute Option. Scheitern wir beim Versuch, heißt es aufstehen und Krone richten. Wir beginnen von vorne. Jeder, der sich erfolgreich Gewohnheiten an- und abtrainiert, weiß, dass es nicht einfach ist und das es oft mehrere Anläufe braucht, bis wir den Erfolg verbuchen können. Leo Babauta nennt es sogar eine „Super-Fähigkeit“:

https://zenhabits.net/startmeup/

Projektmanagement

Excel im Projektmanagement – Fluch oder Segen?

Excel ist für viele so etwas wie einer eierlegende Wollmilchsau, die für alles Mögliche herhalten muss. Auch im Projektmanagement. Hat ja fast jeder auf dem Rechner und weil dem so ist, braucht mensch dann auch keine andere Software anschaffen. Allerdings lässt diese Betrachtung außen vor, das Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm ist und genau dafür konzipiert ist. Auch wenn das Programm vieles kann – es ist und bleibt ein Kalkulationsprogramm. Da wird kein gutes PM-Werkzeug oder Protokollwerkzeug  daraus. Und die Unzulänglichkeiten von Excel in diesem Kontext führen dann doch eher Produktivitätsverlusten. Auf gut Deutsch am falschen Ende gespart. Immer noch nicht überzeugt? Andrea Windolph gibt Euch weitere Argumente:

https://projekte-leicht-gemacht.de/blog/pm-tools/excel-projektmanagement-nachteile/

Agile

Agiles Bullshit-Bingo für die nächste Retrospektive

Agile und Agilität sind zwischenzeitlich – und leider auch bedauerlich – zu Modeworten aufgestiegen, mit dem allerlei Blödsinn getrieben wird. Erkennbar daran, dass zum Beispiel die Methodik – nicht die Geisteshaltung – in den Fokus rückt oder das wirklich jeder Dummfug plötzlich mit „Agile“ tituliert wird, ohne das Ganze mit dem agilen Manifest Gegenzuspiegeln. Aber ein Schelm weiß sich natürlich zu behelfen und nutzt, solche Steilvorlagen für einen ordentlichen Spaß: Bullhit-Bingo. Eine Vorlage hierfür habe ich bei Stephan List im Toolblog gefunden:

http://toolblog.de/2017/08/24/spielen-wir-eine-runde-agile-bullshit-bingo/

User Story für Neueinsteiger

Da ist sie wieder, die User Story. Ich bin ein großer Freund dieser „Methodik“. Es gibt aus meiner Sicht nichts Besseres um Kundensicht und zu entwickelnde Funktionalitäten zusammenzuführen. Der Einstieg ist vergleichsweise einfach, wie der Artikel von Bhasker Thapan aufzeigt, auch wenn in der alltäglichen Praxis dann doch die eine oder andere Herausforderung auftritt:

https://www.scrumalliance.org/community/articles/2017/august/8-essential-tips-for-working-with-user-stories

Definition of Ready

Wann ist eine User Story „ausgereift“ und umsetzungsfähig? Die sogenannten „Definition of Ready“ ist ein Hilfsmittel, mit dem ein Team feststellen kann, ob eine User Story umsetzungsfähig ist. Ian Mitchell gibt in seinem Blogbeitrag zu einem Überblick, warum dieses Hilfsmittel sinnvoll ist. Auch erklärt er im Folgenden, wie eine Definition of Ready aussehen kann, dabei baut er auf der INVEST-Regel auf:

https://www.scrum.org/resources/blog/walking-through-definition-ready

Erstmalig ein Scrum Team erfolgreich an den Start bringen

Wie stellt mensch sicher, dass das Scrum Teams (erstmalig) erfolgreich an den Start gehen? Diese Frage hat sich Ilia Pavlichenko vorgenommen und versucht ein paar Antworten darauf zu geben. Nicht ganz einfach. Wer ein Pilotteam an den Start bringen möchte, hat ja schließlich mit der Herausforderung zu kämpfen, dass die „alten“ Organisationsstrukturen nach wie vor bestehen und ein Scrum Team hier in aller Regel mit „inkompatiblen“ Strukturen tätig werden soll. Mit Hilfe einer kleinen Checkliste gibt er Unterstützung für die Implementierung eines Scrum-Pilotteams:

https://www.scrum.org/resources/blog/how-ensure-scrum-teams-launch-successfully

Video: Agilität aus Managementsicht

Wegen des agile Buzzwordmarketings tut es dringend Not ein wenig über Agilität aufzuklären, denn es sind – wie es ein guter Freund aus dem Lean-Umfeld immer so schön zum Ausdruck bringt – viele Blender und Schaumschläger unterwegs, die sich mit Begriffen schmücken, ohne sie wirklich richtig verstanden zu haben. Einfach nur, weil sie sich gerade gut verkaufen lassen. Das sie dabei verbrannte Erde hinterlassen und gute Idee „zunichte“ machen scheint für diese Mitbürger leider wenig von Bedeutung zu sein. Keine Sorge, ich werde jetzt nicht darüber philosophieren, dass wir in einer Zeit leben, in dem der Schein mehr zählt, als die alles andere. Interessanterweise hat sich Boris Gloger mit seiner Video-Reihe eben dieser Aufklärung verschrieben und nimmt jetzt als Zielgruppe das Management ins Visier:

https://blog.borisgloger.com/2017/08/22/45-die-agile-organisation-vs-scrum-auf-teamebene-die-managementsicht/

Feedback generieren

Agilität lebt von der Rückmeldung der „Anwender“!  Obwohl das gilt, nahezu für alle Lebensbereiche und Methoden. Ohne Rückmeldung keine Information, ob wir mit unseren Vermutungen richtig liegen. Ich ärgere mich zum Beispiel gewaltig, wenn mir unter fadenscheinigen Begründungen eine Rückmeldung mehr oder minder verweigert wird (kennen die einen oder andere von Euch zum Beispiel, wenn Ihr Euch irgendwo beworben habt und nach der Absage erfahren wollt warum …). Das ist aber ein anderes Thema. In der agilen Welt nimmt das Kundenfeedback oder Anwenderfeedback eine zentrale Rolle ein. Und das auch aus gutem Grund, den schließlich erarbeitet mensch ja Lösungen für den Anwender/Kunden. Aber wie generiert mensch dieses Feedback? Es muss ja mitunter auch mal stimuliert werden. Christiaan Verwijs  stellt in einem Artikel verschieden Methoden vor, die Ihr Euch anschauen und adaptieren könnt:

https://blog.zombiescrum.org/7-powerful-ways-to-get-feedback-from-users-in-scrum/

Lean

Gemba Walks und Effektivität

Dass ich mit der Effizienzfixierung mancher Zeitgenossen so meine Schwierigkeiten haben, weil ich die Effektivität höher bewerte, habe ich bereits schon mehr als einmal in einem meiner Gedankenblitze hier im Blog durchblicken lassen. Aus Sicht des sogenannten Gemba Walks macht Mark Graban sich ähnliche Gedanken, die aus meiner Sicht das Dilemma verdeutlichen:

http://www.leanblog.org/2017/08/aim-effectiveness-gemba-walks-not-efficiency/

Management und Leadership

Denken, Denken und nochmals Denken

Den folgenden Beitrag von Stephanie Borgert habe ich diese Woche auf der Lean Knowledge Base entdeckt. Zufälligerweise lese ich gerade auch ein Buch von Steven D. Levitt und Stephen J. Dubner mit dem Titel „Think like a Freak“. Dem Artikel und dem Buch ist gemeinsam, dass sie beide dazu auffordern es uns nicht zu einfach zu machen, sondern genauer nachzudenken. Wir leben in einer komplexen Welt. Einfache Lösungen gibt es nicht. Und doch geben wir uns all zu oft mit der naheliegendsten Lösung zufrieden, doktern an den Symptomen herum, statt tiefer an die Wurzel des Problems zu dringen, weil uns die Denkarbeit dann doch zuviel  ist.

https://www.lean-knowledge-base.de/denken-dringend-erwuenscht/

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