#LINKSDERWOCHE | KW 49/2018: Produktivität, Projektmanagement, Agilität

PRODUKTIVITÄT

Dateiablage: Hinweise, damit ihr nicht im Datenchaos versinkt

Wie bekommt mensch schnell Übersicht in sein Datenchaos? Durch die richtige Benennung seiner Dateien und eine gutdurchdachte Dateistruktur. Ja, richtig gelesen. Das wirkt wahre Wunder. Seit dem ich darauf achte, ist der Suchaufwand für mich deutlich geringer geworden. Und gerade, wenn Ihr mit anderen gemeinsam in einer Dateiablage arbeitet, ist extrem wichtig sich auf ein paar Grundregeln bei der Dateiablage und Dateibenennung zu achten. Im Toolblog von Stephan List findet Ihr einige Hinweise, darunter auch ein Buch, dass ich hier schon einmal Blog als Rezession vorgestellt habe:

https://toolblog.de/2018/11/30/wie-sie-ihre-dateien-benennen-und-organisieren/

GTD: Vorlage für Evernote

Eine sehr effektive und effiziente Methode zur Selbstorganisation ist Getting Things Done – kurz GTD – nach David Allan. Für Evernotefans gibt es dank eines neuen Features, dass Evernote vor nicht allzulanger Zeit ausgerollt hat, sogar die passenden Vorlagen – ganz ohne, dass Ihr Euch dazu selbst „bemühen“ müsst. Natürlich findet zu GTD noch weitere Hinweise und Kniffe im Toolblog von Stephan List, der GDT schon seit vielen Jahren zur Anwendung bringt und einen entsprechenden Fundus aufgebaut hat:

https://toolblog.de/2018/11/29/gtd-vorlagen-fuer-evernote-und-wie-man-damit-umgeht/

Produktivitätshindernis: Fehlende Konzentration

Wir leben in einer lauten Welt. Von allen Seiten werden wir berieselt, der PC piepst, das Telefon nölt, das Hand bimmelt, der Messenger blinkt und dann dudelt auch noch das Internetradio oder der MP3-Player vor sich hin. Dazu kommen dann noch die üblichen Störungen durch den Chef, die hilfesuchenden Kollegen oder im Home Office durch die diversen Paketboten, die verzweifelt jemanden suchen, der die Pakete abnimmt … Und da soll mensch sich konzentrieren können? Dabei ist Konzentration – neben Fokussierung – eine wesentliche Voraussetzung, um produktiv zu arbeiten. Abhilfe, so schreibt es Mark Forster, schafft dagegen nur eines: eine Zeitmanagement-Liste. Sie hilft uns dabei, den Rahmen zu schaffen und uns zu fokussieren, in dem wir unser Bewusstsein schärfen.

http://markforster.squarespace.com/blog/2018/11/18/problem-5-lack-of-concentration.html

Information-Overload: Mißbräuchliche Verwendung der E-Mail

Der folgende Beitrag ist mehr als kleine Anregung zum Nachdenken gedacht und weniger eine direkt Hilfe für einen produktiveren Umgang mit dem Kommunikationsmedium E-Mail (und artverwandten Medien). Ralf Hildebrandt stellt treffend fest: Eine E-Mail ist zum einen nicht automatisch wirklich eine Information, sondern oft nur simple Ansammlung von Daten. Zur Information wird sie erst, wenn sie jemand wahrnimmt und die Daten verwertet. Zum anderen stellt er fest, dass wir es selbst sind, die die tägliche Email-Flut auch durch unser missbräuchliches Verwenden der E-Mail verursachen. Nicht die E-Mail selbst ist das Problem, sondern die Verwendung der E-Mail und diese bestimmen wir selbst:

http://dynamikrobust.com/flut-und-schuld/

Buchtipp: Über Kommunikationsirrtümer und wie wir es besser machen können

Um das Thema Kommunikation ranken sich viele, viele Mythen. Vor guten Ratschlägen in Ratgebern kann sich mensch zwischenzeitlich nicht mehr retten. Aber sind es gute Ratschläge, die wir dort bekommen? Führen diese Ratschläge möglicherweise nur in die Sackgasse? Das Buch von Isabel García, dass Joachim Schlosser in seinem Blog vorstellt, legt diese zumindest nahe. Die Zusammenfassung ist schon recht aussagekräftig und dürfte dem einen oder anderen schon ausreichen. Wer mehr wissen will, greift dann noch zum Buch 😉

https://www.schlosser.info/bessersprecher/

Umgang mit Stinkstiefeln: Der Zögerer

Die Artikelserie über „Stinkstiefel“ von Martin Schmidt habe ich bereits in den Links der Woche erwähnt. Im aktuellen Beitrag beschäftigt sich Martin Schmidt mit dem Typus des Zögerers. Bitte denkt daran, es geht darum, zu verstehen, was den jeweiligen Typus umtreibt und in jedem Mitmenschen ein „Stinkstiefel“ versteckt ist. So lässt sich das vermeintliche Ärgernis ummünzen und urbar machen.

http://www.martin-schmidt.at/stinkstiefel-zoegerer/

PROJEKTMANGEMENT

Methodensammlung: Rund um Projektmanagement

Bernhard Schloss hat mich dieser Tage daran erinnert, dass es im Wiki von OpenPM eine sehr spannende Übersicht zu Methoden rund um das Thema Projektmanagement gibt. Eine Fundgrube für alle, die sich mit klassischem und agilen Projektmanagement beschäftigen. Spannend dabei ist, dass die Plattform OpenPM frei verfügbar ist und Ihr sogar als registrierte Nutzer dazu beitragen könnt, dass die Sammlung weiter wächst. Ich muss zugeben, dass mein Scherflein dazu noch sehr stark ausbaufähig ist. Weil der Hinweis über den Blog von Bernhard kam, verlinke ich auch entsprechend auf seinen Post und nicht direkt:

http://www.bernhardschloss.de/blog/best-of-openpm-methodenuebersicht/

Kooperation: Warum Kooperation die Zukunft ist

Ich halte schon lange nichts von Einzelkämpfertum. Schon während meines MBA-Studiums (auch schon 11 Jahre her) habe ich die Transfertage, bei denen wir als Studenten unsere konkreten Problemstellungen im Projekt gemeinsam über die verschiedenen Unternehmen, in denen wir tätig waren, beackert haben, schwer geschätzt. Die Zukunft gehört der Kooperation – da stimme ich daher auch voll und ganz der These von Holger Zimmermann, alias Projektmensch, voll und ganz zu. Mehr dazu:

https://blog.projektmensch.com/2018/11/30/die-zukunft-ist-kooperation/

AGILITÄT

Agile Haltung: Was agile Haltung mit Strategie zu tun hat …

Nichts ist beständiger als der Wandel wusste schon Heraklit. So ist das Leben. Genau diesen Umstand macht sich die agile Geisteshaltung zu eigen, wenn sie diese Veränderungen nicht als Problem versteht, sondern ihr offen gegenüber steht. Aber was heißt das konkret? Es bedeutet nichts anderes, dass wir zwar unsere Vision oder unser grobes Ziel vor Augen haben, dennoch unseren Weg dorthin unsere operative Strategie an die neuen Erkenntnisse und Veränderungen anpassen. Mehr zum Thema aus der Feder von Wolf Steinbrecher:

http://www.teamworkblog.de/2018/11/agiler-mindset-den-zielen-festhalten.html

Retrospektiven: Ein Tipp für Eure Retro-Werkzeugkiste

Der Scrum-Leitfaden besagt zwar, dass es eine Retrospektive für das Scrumteam am Ende eines Sprints geben muss, er sagt aber nichts darüber aus, wie Ihr die Retrospektive gestaltet. Es gibt eine Unmenge an bewährten Ansätzen und aus der langjährigen Praxis hat sich sogar ein fünfstufiger Ablauf herauskristallisiert, der oft und gerne in der Literatur erwähnt wird. Inspiration für die Gestaltung von Retrospektiven bietet unter anderem die Webseite retromat.org an, die ich auch gerne empfehle. Daneben gibt es aber auch noch weiter inspirierende Quellen und Ansätze, sodass Ihr jederzeit Eure Retrospektiven immer wieder neu und damit „spannend“ gestalten könnt. Eine schöne Idee hat vor kurzem Lars Richter mit dem Retronavigator veröffentlicht, wobei er sich eines spielerischen Ansatzes bedient:

https://flowwork.rocks/methodenkiste-retronavigator-scrum/

Velocity: Wie Urlaub und andere Abwesenheitszeiten berücksichtigen?

Die Velocity – der Durchfluss der Storypoints in einem Sprint – ist einer der Indikatoren mit denen Scrumteams sichtbar machen, ob und wie produktiv sie sind. Ziel ist es, dabei eine gleichbleibende Velocity über die Sprints zu erreichen. Ausreißer nach oben oder unten sind ein Zeichen dafür, dass im Team etwas nicht rund läuft. Eine der Herausforderungen: Wie berücksichtigen wir Urlaub und andere Abwesenheitszeiten? Das Ganze soll nicht zu einer wissenschaftlichen Doktorarbeit werden, sondern in einem vertretbaren Rahmen bleiben. Schließlich ist die Velocity nur ein Hilfsmittel für das Team. Mike Cohen stellt in seinem Beitrag drei Ansätze vor, die pragmatisch und vergleichsweise einfach umzusetzen sind:

https://www.mountaingoatsoftware.com/blog/three-approaches-to-estimating-impact-of-holidays-and-time-off-on-velocity

Kanban: Transparenz in der Warteschlange

Seien wir ehrlich – alles auf einmal geht nicht. Und da wir immer nur eine begrenzte Anzahl von Aufgaben gleichzeitig in einem Team abarbeiten, ergibt sich der Natur der Dinge entsprechend eine „Warteschlange“ von Aufgaben. Hinter jeder dieser Aufgaben verbirgt sich ein Bedürfnis eines Menschen. Eines Menschen, der darauf wartet, dass ihm geholfen wird. Das alles ist zunächst kein großes Problem. Kann es aber werden. Nämlich dann, wenn der Wartende das Gefühl hat, nichts geht vorwärts. Das lässt sich durch Transparenz lösen. Wenn jemand in einer Warteschlange steht, wird er oder sie sich selten beschweren, wenn der Grund für die Warteschlange erkennbar ist und abschätzbar ist, wann er oder sie dran kommt. Sie wissen ja, da die Transparenz gegeben ist, dass es einen Engpass gibt und sie haben den Eindruck, es tut sich etwas. Genau in diese Kerbe schlägt der Beitrag von Andy Hiles. Mehr dazu:

https://www.scrum.org/resources/blog/transparency-queues

Definition of Done: Warum wir am Ende eines Sprints nur Inkremente „ausliefern“, die wirklich „Done“ sind

Ein Punkt, der mir in agilen Praxis immer wieder auffällt: Am Ende des Sprints werden immer Inkremente ausgeliefert, die nicht wirklich Done sind. Irgendetwas fehlt noch. Der Scrum Leitfaden ist da eindeutig. In den Review kommt nur, was wirklich und definitiv fertig ist. Nicht irgendetwas, dass fast fertig ist oder das zu 99,9 % fertig ist. Sondern nur, was tatsächlich zu 100 % fertig ist. Fertig im Sinne, so auch an den Kunden bedenkenlos auslieferbar. Um dies sicherzustellen ist die Definition of Done ein gutes Hilfsmittel. Aber warum beharren Scrum Master und Agile Coaches so pedantisch darauf, dass etwas tatsächlich „Done“ sein mus? Der Artikel aus der Feder von Christiaan Verwijs gibt Euch hierzu eine klare Antwort.

https://www.scrum.org/resources/blog/why-scrum-requires-completely-done-software-every-sprint

Skalierung: Straßenkarte für Scrum@Scale

Es gibt jede Menge Skalierungsrahmenwerke. Von den meisten halte ich nicht viel. Die blasen unnötig die Skalierung auf, verkomplizieren unnötigerweise die Prozesse und Abläufe. Am Ende verpufft die Wirkung zugunsten eines altbekannten Problems, der Prozess wird zum Selbstzweck und das eigentliche Problem rutscht in den Hintergrund. Scrum@Scale ist einer der wenigen Ansätze, die dieses Problem meines Erachtens nicht haben. Jeff Sutherland erklärt wir eine Roadmap, die Straßenkarte mit den einzelnen Wegmarken auf dem Weg, für Scrum@Scale aussehen kann. Kurz und prägnant, auf das Wesentliche reduziert. Eben Scrum 😉

https://www.scruminc.com/a-roadmap-for-scrumscale/

Backlog: Was gehört in den Backlog?

Der Backlog ist vereinfacht ausgedrückt eine Liste der Dinge, die getan werden müssen, um die Vision zu erreichen. Diese Liste ist sehr lebendig und wir beständig weitergeschrieben, gepflegt und angepasst. Immer Entsprechend der neuen Erkenntnisse, die im Team gewonnen werden. Aber was gehört in den Backlog und was sollten wir besser nicht aufnehmen? Was einfach zu beantworten zu sein scheint, ist der Praxis eine echte Herausforderung. Mike Griffiths versucht mit seinem Blogartikel eine Antwort zu geben, die über das hinaus geht, was Ihr zum Beispiel im Scrum Guide findet. Er berücksichtigt dabei auch den Unterschied zwischen dem sogenannten Sprintbacklog oder auch Commited Backlog sowie dem Product Backlog.

https://www.leadinganswers.com/2018/11/whats-in-your-backlog.html

Kanban: Buchtipp Mike Burrows – Kanban from the Inside

Im Blog von Thomas van der Burg bin ich dieser Tag auf einen Buchtipp zu Mike Burrows gestoßen, der mich hellhörig macht (ein weiteres Buch für den Lese-Backlog). Vielleicht auch für den einen oder anderen von Euch interessant, der sich vertiefend mit Kanban beschäftigen möchte.

https://empowering.team/2018/11/25/questin-everything-18-02-mike-burrows/

Agilität: Ein falsches Verständnis führ zu Ineffektivität

Es gibt zwei Dinge, die mich in jüngerer Zeit bei der Diskussion um Agilität vehement stören und mich einer gewissen Sorge erfüllen. Zum einen habe ich immer öfter das Gefühl Agilität mit wachsenden Erfolg der Idee, zum Selbstzweck und genau das, was die Autoren des Agilen Manifesto verhindern wollten. Zum anderen habe ich immer öfter den Eindruck, dass Agilität viel zu häufig als „Effizienzsteigerungswerkzeug“ verstanden wird, um aus den Mitarbeitern noch mehr heraus zu quetschen. In beiden Fällen stellen sich mir die Nackenhaare. Ähnlich wie Marcus Raitner sehe ich Agilität primär vor dem Hintergrund der Effektivität. Ohne Effektivität gibt es für mich keine Effizienz. Es geht darum, die richtigen Dinge zu tun. Und da sich die Rahmenbedinungen immer schneller ändern, ist das agile Vorgehensmodell geeignet, sicherzustellen, dass wir unter diesen Rahmenbedingungen auch immer wieder das Richtige tun. So erzeugt Agilität einen Mehrwert und damit auch Effizienz. Dabei geht es nicht noch mehr aus den bestehenden Ressourcen herausquetschen, sondern eben auch langfristig Leistungsfähigkeit zu gewährleisten.

https://fuehrung-erfahren.de/2018/11/agiles-kraftfutter-zur-steigerung-der-mitarbeiterleistung/

Managementtheater: Scheindemokratisierung und Zombi-Agilität 

Agilität und Mitbestimmung sind en vogue. Daher darf es dann nicht verwundern, wenn beides für das „obligatorische“ Managementtheater herhalten muss. Schade nur, dass weder „echt“ noch effektiv oder gar effizient ist, wie das Beispiel von Patrick Koglin demonstriert. Agilität ist kein Selbstzweck.

https://www.agile-tools.de/2018/11/27/demokratie-und-agilit%C3%A4t-im-trojanischen-management-pferd/


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